Tổ chức ISO đưa ra một loạt những tiêu chuẩn chung về quản lý thương mại và công nghiệp trên toàn thế giới. Trong đó tiêu chuẩn ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn phổ biến nhất. Đây là tiêu chuẩn đánh giá về Hệ thống quản lý chất lượng được ban hành vào ngày 24 tháng 9 năm 2015. Trên thực tế, vẫn có nhiều doanh nghiệp không đủ điều kiện đạt chứng nhận ISO 9001 hoặc không duy trì được hệ thống do vấp phải một số lỗi sai dưới đây.
1. Không liên kết hệ thống quản lý chất lượng
với nền tảng phát triển của tổ chức
Một số doanh nghiệp chỉ áp
dụng ISO 9001 một cách máy móc mà không hiểu rõ bản chất về sứ mệnh – tầm nhìn
– giá trị – mục tiêu – chiến lược của doanh nghiệp mình là gì. Mặc dù ISO 9001
là tiêu chuẩn quốc tế, chứng nhận ISO 9001 được công nhận chung trên phạm vi
toàn thế giới nhưng mỗi một doanh nghiệp với quy mô và nguồn lực khác nhau sẽ
có một cách triển khai xây dựng và phân bổ nguồn lực khác nhau. Vì vậy doanh
nghiệp cần hiểu rõ tổ chức của mình trước khi tiến hành xây dựng hệ thống quản
lý chất thượng theo chuẩn ISO 9001.
2. Lãnh đạo chưa có sự quan tâm đúng mức
Một số lãnh đạo cấp cao của
doanh nghiệp nhầm tưởng rằng chỉ cần thể hiện cam kết tuân thủ tuyệt đối trong
giai đoạn đầu xây dựng hệ thống ISO 9001 là hoàn thành trách nhiệm. Đây là một
nhận thức sai lầm. Lãnh đạo doanh nghiệp cần theo sát tình hình của hệ thống,
thường xuyên tiếp nhận báo cáo và phân tích kết quả để đưa ra các chỉ đạo kịp
thời. Sự xem xét của lãnh đạo không chỉ cần thiết khi có sự cố phát sinh mà còn
quan trọng trong cả khâu phòng ngừa, vì vậy mà xem xét của lãnh đạo phải được
thực hiện một cách liên tục trong suốt quá trình triển khai thực hiện. Mặt
khác, sự quan tâm thường xuyên của lãnh đạo cũng sẽ khiến nhân viên có ý thức
hơn trong việc tuân thủ.
3. Hạn chế trong việc thu thập ý kiến đánh
giá của khách hàng
Một trong những phương
pháp để xác minh tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng là xin ý kiến của
khách hàng về sản phẩm bởi ISO 9001 hướng tới việc đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng. Đây là hoạt động được khuyến khích trong nhiều doanh nghiệp, tuy
nhiên việc thu thập ý kiến của khách hàng như thế nào cũng cần được doanh nghiệp
xem xét cụ thể.
Phiếu điều tra khách hàng
với hệ thống câu hỏi phức tạp và dài dòng đã không còn phù hợp với tình hình hiện
nay. Không phải khách hàng nào cũng có thời gian để nghiên cứu và trả lời
chúng. Các phiếu điều tra hiện nay thường được thiết kế theo xu hướng ngắn gọn,
tập trung vào các vấn đề chính nhưng phải đảm bảo sự rõ ràng trong cách đặt câu
hỏi để người trả lời không gặp khó khăn khi diễn giải. Nếu bộ câu hỏi dành cho
khách hàng không được thiết kế một cách khoa học và logic thì thông tin mà
doanh nghiệp thu về được sẽ ít có giá trị hoặc không có đủ độ tin cậy để sử dụng.
Trong trường hợp như vậy, việc không có chút số liệu nào có khi còn tốt hơn là
số liệu không đảm bảo dẫn đến những định hướng sai lệch.
Vì vậy, nếu muốn tham khảo
ý kiến khách hàng, doanh nghiệp nên tập trung vào những câu hỏi mang tính cốt
lõi và đơn giản như khách hàng cần gì và không cần gì, họ thấy hài lòng ở đâu
và chưa hài lòng ở đâu. Không nên hạn chế câu trả lời của khách hàng trong phạm
vi điều tra. Hãy khuyến khích khách hàng đưa ra ý kiến một cách chủ động và thoải
mái bằng các câu hỏi mở.
5. Không phân loại sản phẩm lỗi
Quá trình sản xuất sẽ tạo
ra 2 loại sản phẩm là sản phẩm đạt chuẩn và sản phẩm lỗi. Hai loại sản phẩn này
cần phải được tách biệt và có quy trình xử lý riêng biệt. Điều này tưởng như dễ
dàng thực hiện nhưng thực tế một số doanh nghiệp lại để hai loại sản phẩm ở chung
một chỗ, thậm chí không có nhãn dán nào để nhận biết chúng một cách riêng biệt
vì họ ngộ nhận rằng ai cũng biết đó là sản phẩm lỗi.
Việc không có sự phân biệt
và kiểm soát khác giữa sản phẩm đạt chuẩn và sản phẩm lỗi dẫn đến tình trạng
các sản phẩm bị cong, vỡ, hỏng vẫn được đem ra thị trường và phân phối tới tay
khách hàng. Đây bị xem là một thiếu sót trong hệ thống quản lý chất lượng mà
doanh nghiệp nào cũng nên sửa chữa. Một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chủ động
trong việc nhận biết các sản phẩm không phù hợp và tách riêng chúng ra khỏi các
sản phẩm khác để loại bỏ nguy cơ vô tình sử dụng chúng. Khi áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9001 trong hệ thống, cần kiểm soát quá trình xử lý sản phẩm không phù hợp,
ngăn ngừa các vi phạm có thể xảy ra.
5. Hành động khắc phục thất bại
Hành động khắc phục là
khâu không thể thiếu khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001. Hành động khắc phục hướng tới mục tiêu loại bỏ các vấn đề, nguyên
nhân tồn đọng trong quy trình sản xuất, kinh doanh để chúng không lặp lại. Do
đó, nếu doanh nghiệp không thực hiện được các hành động khắc phục thì cũng đồng
nghĩa với việc vấn đề vẫn tồn tại và sẽ tiếp tục gây ảnh hưởng tới hệ thống quản
lý chất lượng. Vì vậy, doanh nghiệp cần sát sao với các hoạt động khắc phục, ưu
tiên thực hiện những biện pháp có tính khả thi và hiệu quả nhất.
6. Bỏ qua các tài liệu không chính thức
Đa số các doanh nghiệp đều tuân thủ tương đối tốt những tài liệu chính thức bao gồm chính sách, quy trình, hướng dẫn công việc đã được phê duyệt và ban hành. Tuy nhiên không phải quy định nào cũng được tổng hợp trong tài liệu chính thức, một số yêu cầu sẽ được thông báo trong các tài liệu không chính thức. Tài liệu không chính thức bao gồm: các thông báo về một yêu cầu nào đó, biên bản cuộc họp gồm các vấn đề đã được thống nhất, các email có thông tin về yêu cầu của khách hàng, những bức ảnh về sản phẩm hay sai phạm,…Thường thì các tài liệu này được đưa ra và phát hành một cách vội vã nên không được chú ý và kiểm soát. Có những trường hợp thông báo đã được dán lên bảng tin từ rất lâu nhưng người lao động lại không hề đọc chúng. Vì vậy mà bên cạnh việc chú trọng vào các tài liệu chính thức, doanh nghiệp cũng cần quan tâm và phổ biến các tài liệu không chính thức trong hệ thống để đảm bảo mọi quy định, yêu cầu đều được biết tới và tuân thủ.
8. Không đào tạo ISO 9001 toàn diện trong hệ
thống
Một số doanh nghiệp cho rằng
đội ngũ nhân viên gián tiếp như nhân viên văn phòng và nhân viên quản lý không ảnh
hưởng tới sản phẩm nên không tiến hành đào tạo ISO 9001 cho họ và chỉ tập trung
huấn luyện cho những người tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất. Điều này
là một sai lầm. Thực tế ISO 9001 cần được phổ biến cho toàn thể nhân viên, thậm
chí cần phải chú trọng đào tạo cho đội ngũ nhân viên gián tiếp hơn vì các quyết
định và công việc của họ có tác động lớn và lâu dài hơn tới hệ thống quản lý chất
lượng. Khi một công nhân sai sót có thể làm phát sinh chi phí cho tổ chức nhưng
nếu một quản lý cấp cao sai sót thì có thể khiến tổ chức đó sụp đổ.
9. Vội vàng đưa ra quyết định mà không có
chính kiến
Các nhận định và đánh giá
của các chuyên gia bên ngoài có thể tác động lên cách doanh nghiệp thực hiện
công việc kinh doanh. Mặc dù sự đánh giá của các chuyên gia bên ngoài là khách
quan và quyết định tới việc hệ thống của doanh nghiệp có được cấp chứng chỉ ISO
9001 hay không nhưng đôi khi các khuyến nghị của chuyên gia chưa chắc đã phù hợp
với hệ thống của doanh nghiệp.
Chuyên gia của các tổ chức
chứng nhận thường đi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác nên trong một số
trường hợp, sẽ có những chuyên gia bị hình thành một quan điểm chủ quan về việc
hệ thống quản lý chất lượng nên được áp dụng, duy trì và cải tiến như thế nào.
Khi nhận được khuyến nghị từ các chuyên gia, doanh nghiệp không nên ngay lập tức
thực hiện chúng chỉ vì chúng là ý kiến của chuyên gia. Hãy phân tích xem khuyến
nghị đó có thực sự cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp mình hay không và tại
sao chuyên gia lại khuyến nghị như vậy trước khi đưa ra quyết định có làm theo
hay không.
Trên đây là nội dung về thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001. Hy vọng với những chia sẻ trên của thuvientieuchuan.org sẽ giúp các doanh nghiệp phần nào trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng được hiệu quả và đạt được thành tựu như mong muốn.
0 nhận xét :
Đăng nhận xét